A comunicação é uma parte fundamental em qualquer segmento de negócio, e os sistemas de telecomunicações são ferramentas indispensáveis para manter esse contato sempre ativo. Atualmente, existe mais de um meio para se estabelecer contato, tanto dentro da empresa, quanto externamente, com clientes e fornecedores. 

São utilizados: telefone, celular corporativo, e-mail, internet… Todos com o objetivo de otimizar a comunicação de forma que ela aconteça de maneira eficaz. Contudo, muitas empresas acabam não tendo o controle total dos custos dessas operações, e isso pode acabar comprometendo o orçamento final. 

É nesse momento que entra a auditoria de contas telefônicas. A auditoria é o que pode garantir se as tarifas estão sendo devidamente cobradas, de acordo com o que foi estabelecido no contrato. Além, é claro, de verificar se os benefícios acordados estão sendo atribuídos de forma correta, ajudando significativamente na diminuição de custos. Por esses motivos, a auditoria telefônica se tornou uma solução muito utilizada nas empresas.

 

Como auditar uma conta telefônica empresarial 

A auditoria de contas de telefonia baseia-se em uma avaliação minuciosa das faturas telefônicas da empresa, as quais ela paga todos os meses. Durante essa avaliação, alguns aspectos e características específicas são muito importantes, e são analisados, portanto, com mais cuidado. São eles: 

  • Ligações duplicadas;
  • Valores de ligações realizadas há meses;
  • Soma dos valores; 
  • Descontos; 
  • Aplicação de tarifas; 
  • O período em que está sendo feita a cobrança;   
  • Serviços contratados. 

Depois de levantadas, essas informações serão comparadas a partir de uma análise tendo como base o contrato de serviço. Para isso, será gerado um relatório de todos os dados citados, no qual serão apontadas as incoerências que forem encontradas. Até as pequenas diferenças, como centavos a mais, são apontadas. As inconstâncias mais comuns dizem respeito a cobranças que não estão de acordo com o contratado e itens cancelados, alterados ou não contratados. 

Depois de realizadas as comparações e identificadas as incoerências, caso existam valores cobrados indevidamente, será possível contestar o pagamento desses valores e solicitar que a operadora faça o ressarcimento. Isso pode ser feito em um período de até dois anos após a cobrança indevida. 

As faturas podem ter sido cobradas dentro dos últimos 36 meses, esse é o prazo retroativo de acordo com a Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel) para que sejam feitas as contestações sobre valores indevidos. 

Para realizar a contestação, a gestão de telecomunicações precisa estar com todos os dados que comprovam as cobranças indevidas em mãos, e, dessa forma, ir até a instituição telefônica. Em seguida, as informações dos relatórios são apresentadas e a gestão passa a fazer o acompanhamento de todo o processo. 

Normalmente, o ressarcimento dos valores cobrados incorretamente são feitos no período de até seis meses. Se a operadora telefônica se recusar a fazer o ressarcimento, a empresa pode acionar a Justiça e iniciar um processo judicial.

Saiba mais: O que é uma auditoria de cona telefônica empresarial? 

 

Outras análises feitas pela auditoria telefônica 

Outras análises podem ser feitas pela auditoria telefônica, além de cobranças incorretas e falta de cumprimento do contrato, tais como: 

  • Localizar gastos por setores ou por meio de utilização, avaliando quais precisam ser alterados; 
  • Comparar o plano atual com os demais oferecidos pela operadora de telefonia ou até mesmo da concorrência. Dessa forma, é possível encontrar qual é o mais vantajoso para a empresa; 
  • Orientação correta e eficiente sobre a utilização de cada plano. 

A realização de uma auditoria telefônica é muito importante para as empresas que possuem um grande banco de dados ou que buscam reduzir seus custos e organizá-los. Ela precisa ser feita periodicamente para que os resultados almejados sejam alcançados.

 

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