As telecomunicações passaram a fazer parte do mundo corporativo e, atualmente, são essenciais para os negócios devido à sua eficiência e utilidade. O telefone ainda é um meio de comunicação bastante utilizado, e possui um papel importante por sua praticidade e forma de operar instantaneamente. Mas isso precisa oferecer um custo-benefício satisfatório e, para que isso aconteça, é necessário fazer um rateio de custos com telefonia.  

O bem-estar de uma organização está totalmente ligado à administração dos seus recursos, como os de telefonia, sendo necessário buscar formas de melhorá-los. Nesta questão, podemos, então, destacar como a automação dos custos com telefonia pode ser otimizada dentro de uma empresa, e como isso irá beneficiar o negócio como um todo. 

A importância de fazer o rateio de conta telefônica 

Todos os custos da empresa precisam ser controlados, isso inclui os recursos usados com telefonia. Caso não sejam controlados de forma eficiente, podem gerar despesas excessivas e desnecessárias para a organização. O rateio de custos é uma medida para evitar que isso aconteça, pois ele proporciona uma distribuição equilibrada, tendo como base a verificação dos dados de cada função que deseja apurar os custos. 

Não existe apenas um modo de realizar o rateio de custo de telefonia. Normalmente, são levados em conta os processos operacionais e os critérios de divisão de cada área, utilização, número de usuários, recursos usados e outras informações relevantes. Alguns motivos se destacaram como justificativa da importância do rateio das contas telefônicas, foram eles: 

  • Auxilia no planejamento e execução de ações, que possuem o objetivo de gerar economia e, como consequência, aumentar os lucros; 
  • Proporciona uma visibilidade maior sobre os custos da empresa; 
  • Facilita para os usuários que controlam os custos, o acanhamento e o conhecimento dos valores gastos. 

 

Critérios para a realização do rateio

 

Crie um inventário

 O primeiro passo para iniciar o rateio de custos é o de criar e manter um inventário da telefonia. Itens como usuários, aparelhos, telefones, cota de uso e centro de custos precisam estar atualizados. 

Quem usa e o histórico

Comece a fazer o acompanhamento do que os usuários estão gastando dentro do pacote e fora do pacote contratado, e controle as trocas de linhas entre os usuários e suas ligações de cunho particular. 

Organização

 Organize cada linha, juntamente com o seu usuário no seu centro de custos. Mantenha as mudanças de usuários, linhas e centros de custos sob controle e esteja com o histórico de gastos de cada funcionário sempre atualizado. 

Automação

Tenha sempre relatórios com informações precisas sobre os gastos de cada funcionário e centro de custos, e, em seguida, faça a importação para o seu programa de ERP.

 

Benefícios do rateio de telefonia para as empresas 

A otimização do rateio resulta em vantagens e benefícios para a empresa. Fazer o mapeamento dos custos de telefonia dentro de uma organização vai tornar possível a verificação dos maiores índices de gastos do orçamento, o seu controle, e a reeducação dos funcionários sobre o uso dos serviços, garantindo, dessa maneira, mais economia. 

O tempo será melhor aproveitado pelos funcionários, já que as informações de telefonia serão monitoradas por uma empresa especializada e de forma automatizada. O rateio de custos com telefonia automatizado facilita o gerenciamento de forma precisa e detalhada de cada linha, isso tudo com mais organização e clareza nos resultados obtidos.

Contrate uma empresa especializada para realizar consultoria telefônica em sua organização  

Custos desnecessários podem ser o que impede uma empresa crescer, e muitas vezes eles acabam passando despercebidos pela falta de um olhar especializado para cada setor.

A iPartners é uma empresa que presta serviços de Telecom, vendendo auditoria, rateio de contas e sistemas de redução de custos das contas telefônicas para empresas. A média da redução no valor da fatura chega a 35%, e a empresa também oferece serviços de outsourcing. 

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