A telecomunicação é algo indispensável no mundo dos negócios. Contudo, os gastos gerados por essa ferramenta, quando não são bem controlados, podem resultar em desperdício de recursos para a empresa. Atualmente, existem muitas práticas voltadas para o setor de Telecom que podem ser adotadas, uma delas é o rateio de conta telefônica. 

 

Como fazer o rateio da conta telefônica 

Para que o rateio de contas possa ser feito, alguns pontos importantes precisam ser levados em consideração, veja: 

 

Centro de custos

 

A primeira coisa a se fazer para implementar o rateio é a estruturação do centro de custos. Pode até parecer algo comum para algumas empresas, mas muitas ainda não possuem esta definição, ou, se possuem, não a utilizam, devido à falta de atualização. Se atente para esse ponto, pois, caso a sua empresa não tenha a estrutura de forma clara a respeito do relacionamento entre os centros de custos, não será possível fazer o rateio de Telecom. 

 

Estabeleça critérios 

 

Após saber se o centro de custos está bem estruturado, é preciso definir critérios, os quais serão levados em conta para realização do rateio. Alguns desses critérios são: quem são os usuários, recursos (tipo), área, número de pessoas, utilização e outros. É essencial que eles sejam claros e simples de serem gerenciados. Portanto, quando for definir o critério para o rateio, crie regras simples e justas, e que sejam facilmente administráveis. O rateio não pode sair mais caro que a economia que ele irá gerar. 

 

Automatização 

 

Depois de organizar o centro de custos e estabelecer os critérios, chegou o momento da execução do processo. É importante ressaltar a necessidade de um sistema de TEM (Telecom Expense Management), principalmente se existir um grande volume mensal de faturas. O correto é usar o sistema de TEM para fazer a importação das faturas, gerando automaticamente os rateios, com base nas regras pré-estabelecidas e cadastradas no sistema. 

Após o processo, o software de TEM vai gerar um arquivo com os valores de Telecom já rateados para que você possa importar para o seu ERP. O foco é gerar visibilidade gerencial e reduzir os custos. Por isso, estruture bem a operação, deixe os critérios simples e automatize. Realizando essa ordem, o rateio poderá ser realizado com sucesso. 

 

Faça o compartilhamento das informações obtidas e gerencie os resultados 

 

Todos os valores rateados precisam ser compartilhados com os gestores, notificando-os devidamente. Eles vão fazer a comparação com o orçamento de Telecom mensal e, se os gastos apresentados forem maiores que os estimados, será necessário realizar uma análise de desvio e tomar ações de redução. 

Se tudo for feito de forma correta, como o monitoramento do ciclo, o compartilhamento das informações e a análise das despesas regularmente, o rateio será muito eficaz para a redução de custos e visibilidade gerencial dos gastos de telecom. 

É evidente a importância da realização do rateio das contas telefônicas de uma empresa. A redução de custos é, sem dúvidas, o principal benefício dessa ferramenta. Fazer o uso periodicamente do rateio será de grande valia para o seu negócio. 

 

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