A gestão do inventário de Telecom é uma parte um tanto quanto crítica do ciclo de gestão de despesas. Esse setor é importante para que haja redução de gastos, contudo, possui muitos desafios envolvidos na estruturação de sua base de informações e de sua manutenção e atualização.

O inventário de recursos de Telecom

O inventário de Telecom é a junção de vários recursos contratados de operadoras que geram despesas periódicas. Os links de dados, linhas móveis ou fixas, além dos modems, são exemplos desses recursos que geram despesas. O conjunto formado por todos eles é que constitui o inventário de recursos de Telecom. 

Existem empresas que escolhem também incluir no inventário equipamentos físicos, tais como notebooks, PABXs, roteadores, dentre outros. Esses equipamentos não costumam gerar despesas, sendo somente uma forma de complementar o inventário que pode ser feita. Contudo, o foco principal precisa continuar a se assentar nos recursos que geram despesas, pois são esses os itens que a auditoria leva em consideração.

A importância do inventário de Telecom 

As novas tecnologias contribuíram, em grande parte, para que a rotina dentro das organizações se tornasse mais dinâmica. A nova forma de trabalhar diminuiu as distâncias, evitando grande parte dos deslocamentos, resultando em atividades mais rápidas. A mudança foi uma evolução positiva para os negócios, mas acabou tornando as telecomunicações empresariais também mais complexas, e isso de deve ao aumento de equipamentos deste setor. 

Diante desse novo conceito, é muito importante realizar o inventário de Telecom. Ter o controle do inventário vai possibilitar a empresa ter mais clareza em relação às informações referentes a seus equipamentos e aos recursos utilizados pelos colaboradores. Também é uma forma de proporcionar autonomia sobre os custos totais da telefonia da organização, fazendo uso de uma gestão estratégica. Quando o gestor consegue ver o todo, se torna mais fácil eliminar gastos que não são necessários. 

A estruturação do inventário

Qualquer recurso que seja contratado precisa estar ligado a um contrato. No contrato, é necessário identificar informações do item de inventário, como números do recurso, data que foi contratado, tipo, serviços contratados e endereço de instalação. Características do tipo de inventário são importantes para o registro e identificação dos dados de utilização do recurso, como o usuário responsável, unidade em que o recurso foi instalado, quem vai pagar as despesas e outros. 

Se, por acaso, um item pertencer a famílias distintas, é necessário fazer a classificação em forma de grupos similares para facilitar o controle e a organização do inventário. Os grupos precisam ser divididos em telefonia fixa, móvel e dados. É importante que haja um processo cuidadoso na atualização das informações, deixando as informações do inventário corretas. 

O ideal é centralizar o contato com as operadoras e documentar as ações contratadas, bem como mudança de usuários, cancelamentos e até condições contratuais de cada recurso, sempre fazendo o registro de tudo no inventário, visando que ele esteja atualizado. Utilizar um sistema de telecomunicações para realizar o inventário é mais rápido e prático, além de funcionar melhor que uma planilha.

Contrate um serviço de Telecom confiável para sua empresa

A gestão do inventário de recursos de Telecom é algo trabalhoso e criterioso, mas funciona como uma base no bom andamento da empresa. É importante que o inventário esteja atualizado e com as informações corretas. 

A iPartners vende auditoria de conta, rateio de contas e sistemas de redução de custos de contas telefônicas para empresas, seja para contas telefônicas, móveis, fixas ou de internet. Atualmente, ela trabalha com uma média de reduções de 35% no valor na conta telefônica e oferece serviços de outsourcing.