O termo auditoria significa realizar um exame sistemático de todas as atividades exercidas em uma empresa ou setor, tendo como objetivo verificar se essas atividades estão de acordo com as determinações planejadas ou que já tenham sido pré-estabelecidas. Averiguando, dessa forma, se foram implementadas com eficácia e se elas estão sendo realizadas adequadamente.

A pessoa responsável por fazer uma auditoria é o auditor, ele precisa estar disposto a escutar, olhar, analisar, perguntar e entender. Mas, na maioria das vezes, o termo auditoria chega a assustar os profissionais e empresas, os deixando temerosos. Isso acontece por ter uma terceira pessoa de fora olhando, analisando e avaliando os processos, algo necessário, mas nem sempre confortável.

 

Auditoria de contas telefônicas

Possuir um sistema de telecomunicações é algo indispensável em qualquer empresa ou negócio. Esse é o principal meio para a comunicação entre funcionários e clientes, seja por e-mail, telefone fixo ou móvel. Em contrapartida, é difícil ter o controle de todas as operações e os custos que elas geram. É nesse momento que entra em cena a auditoria de contas telefônicas, sanando esse problema.

A auditoria de contas telefônicas é um serviço especializado na conferência, com a ajuda de um software desenvolvido pela Telecom Expense Management (TEM), de contas telefônicas das operadoras, verificando, assim, se os acordos tarifários estabelecidos com os clientes estão sendo cumpridos.

 

O processo da auditoria de conta telefônica empresarial

Depois de contratar uma consultoria Telecom, o primeiro passo a se fazer é a gestão de contratos. Nessa etapa, existem dois tipos, um é a forma de negociação, no qual as empresas de telefonia oferecem planos padrões. Esses planos são os mais comuns, os quais atendem a uma demanda das instituições, mas sem personalização.

É simples, mas ainda está sujeito a erros nas cobranças. E o outro tipo de contrato são planos customizados. Esse plano atende necessidades específicas das empresas. Essas negociações possuem muitos detalhes de oferta de dados e tarifas diferenciadas. Esses detalhes são realizados para diminuir os gastos, mas também pode haver falhas quando a fatura for gerada.

Após a realização da análise contratual, é feita a auditoria das contas telefônicas. Normalmente, as empresas de telecomunicação já possuem um sistema desenvolvido para automatizar o processo. Dessa forma, as contas recebidas são analisadas de maneira eletrônica, fazendo com que cada uma das despesas seja analisada e depois documentada.

Em seguida, um relatório é gerado e mostra cada um dos erros encontrados, até as diferenças com valores em centavos são aplicadas. A maioria das divergências são referentes às cobranças que não estão de acordo com o que foi fechado em contrato ou relacionados a itens cancelados, alterados ou que não foram contratados.

Quando as análises acabam, a empresa de gestão de telecomunicações faz uma contestação junto à instituição telefônica. As informações obtidas nos relatórios são mostradas e ela acompanha todo o processo até o fim.

O resultado mais comum é o ressarcimento dos valores cobrados indevidamente, em um período de até seis meses. Caso a operadora de telefonia não queira reembolsar os valores divergentes, o ressarcimento transcorre de maneira judicial.

A auditoria de conta telefônica é muito importante para todas as empresas que usam serviços de telefonia constantemente ou possuem uma base de dados grande e complexa.

 

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A média de redução apresentada pela empresa é de 35% no valor da conta telefônica, oferecendo também serviços de outsourcing. Com a iPartners, o cliente não precisa ligar para o fornecedor, pois tudo é intermediado de forma a resolver o problema de maneira eficiente.

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