As telecomunicações passaram a fazer parte do mundo corporativo e, atualmente, são essenciais para os negócios devido à sua eficiência e utilidade. O telefone ainda é um meio de comunicação bastante utilizado, e possui um papel importante por sua praticidade e forma de operar instantaneamente. Mas isso precisa oferecer um custo-benefício satisfatório e, para que isso aconteça, é necessário fazer um rateio de custos com telefonia.
O bem-estar de uma organização está totalmente ligado à administração dos seus recursos, como os de telefonia, sendo necessário buscar formas de melhorá-los. Nesta questão, podemos, então, destacar como a automação dos custos com telefonia pode ser otimizada dentro de uma empresa, e como isso irá beneficiar o negócio como um todo.
A importância de fazer o rateio de conta telefônica
Todos os custos da empresa precisam ser controlados, isso inclui os recursos usados com telefonia. Caso não sejam controlados de forma eficiente, podem gerar despesas excessivas e desnecessárias para a organização. O rateio de contas telefônicas é uma medida para evitar que isso aconteça, pois ele proporciona uma distribuição equilibrada, tendo como base a verificação dos dados de cada função que deseja apurar os custos.
Não existe apenas um modo de realizar o rateio de contas telefônicas. Normalmente, são levados em conta os processos operacionais e os critérios de divisão de cada área, utilização, número de usuários, recursos usados e outras informações relevantes. Alguns motivos se destacaram como justificativa da importância do rateio das contas telefônicas, foram eles:
- Auxilia no planejamento e execução de ações, que possuem o objetivo de gerar economia e, como consequência, aumentar os lucros;
- Proporciona uma visibilidade maior sobre os custos da empresa;
- Facilita para os usuários que controlam os custos, o acanhamento e o conhecimento dos valores gastos.
Critérios para a realização do rateio de conta telefônica
Crie um inventário
O primeiro passo para iniciar o rateio de custos é o de criar e manter um inventário da telefonia. Itens como usuários, aparelhos, telefones, cota de uso e centro de custos precisam estar atualizados.
Quem usa e o histórico
Comece a fazer o acompanhamento do que os usuários estão gastando dentro do pacote e fora do pacote contratado, e controle as trocas de linhas entre os usuários e suas ligações de cunho particular.
Organização
Organize cada linha, juntamente com o seu usuário no seu centro de custos. Mantenha as mudanças de usuários, linhas e centros de custos sob controle e esteja com o histórico de gastos de cada funcionário sempre atualizado.
Automação
Tenha sempre relatórios com informações precisas sobre os gastos de cada funcionário e centro de custos, e, em seguida, faça a importação para o seu programa de ERP.
Benefícios do rateio de telefonia para as empresas
A otimização do rateio resulta em vantagens e benefícios para a empresa. Fazer o mapeamento dos custos de telefonia dentro de uma organização vai tornar possível a verificação dos maiores índices de gastos do orçamento, o seu controle, e a reeducação dos funcionários sobre o uso dos serviços, garantindo, dessa maneira, mais economia.
O tempo será melhor aproveitado pelos funcionários, já que as informações de telefonia serão monitoradas por uma empresa especializada e de forma automatizada. O rateio de custos com telefonia automatizado facilita o gerenciamento de forma precisa e detalhada de cada linha, isso tudo com mais organização e clareza nos resultados obtidos.
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Custos desnecessários podem ser o que impede uma empresa crescer, e muitas vezes eles acabam passando despercebidos pela falta de um olhar especializado para cada setor.
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